Wbrew pozorom, możliwość współpracy z osobą prowadzącą działalność nierejestrowaną nie musi oznaczać wyjścia poza granice prawa ani narażenia się na ryzyko sankcji. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, wprowadziła do polskiego obrotu gospodarczego pojęcie tzw. działalności nierejestrowanej, co pozwala na świadczenie usług lub sprzedaż towarów w ograniczonym zakresie bez rejestracji firmy. Jednak przy nawiązywaniu takiej współpracy zawsze warto zadbać o formalności i konsultować się z biurem rachunkowym, aby zabezpieczyć interesy obu stron.
Na czym polega działalność nierejestrowana?
Działalność nierejestrowana, nazywana również „działalnością bez rejestracji”, może być prowadzona przez osobę fizyczną, która nie przekracza określonego limitu przychodów ustalonego przepisami prawa. W obecnym stanie prawnym jest to 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę w danym miesiącu. Fakt, że dana osoba nie składała żadnych wniosków o wpis do CEIDG ani nie odprowadza składek do ZUS z tytułu działalności gospodarczej, nie oznacza, że przedsiębiorca, który chce skorzystać z jej usług, działa w szarej strefie. Wręcz przeciwnie, polskie przepisy pozwalają na zupełnie legalną współpracę, o ile obie strony zadbają o jasny podział obowiązków, a kwestie rozliczeń zostaną odpowiednio udokumentowane.
Prawidłowo wystawiony rachunek podstawą rozliczenia
Najczęściej współpraca z osobą prowadzącą działalność nierejestrowaną przybiera formę umowy cywilnoprawnej, np. umowy o dzieło lub umowy zlecenia. Ta osoba nie wystawia faktury VAT, bo nie posiada formalnie zarejestrowanej działalności gospodarczej, jednak powinna wystawić rachunek, który będzie podstawą do wypłaty wynagrodzenia. Jeśli umowa zakłada regularne świadczenie usług, konieczne może okazać się odprowadzenie przez zleceniodawcę stosownych składek ZUS, zasady rozliczeń zależą tu od charakteru umowy oraz sytuacji osobistej zleceniobiorcy. W praktyce ustalenie poprawnych zasad opodatkowania i składek bywa zawiłe, dlatego niezwykle cenne jest wsparcie biura rachunkowego, które przeanalizuje każdy przypadek indywidualnie.
Limity w osiągniętych przychodach nierejestrowanej działalności
Trzeba również pamiętać, że limit przychodów w działalności nierejestrowanej stanowi jeden z głównych czynników, na które warto zwrócić uwagę. Osoba przekraczająca ustawowy próg powinna niezwłocznie zarejestrować firmę, aby uniknąć zarzutu prowadzenia działalności gospodarczej „na czarno”. Dlatego przedsiębiorca, przed nawiązaniem współpracy, może zażądać oświadczenia potwierdzającego, że druga strona nie przekroczyła obowiązującego limitu. Biuro rachunkowe Everte zatrudnia księgowych, którzy wiedzą, jakie dokumenty należy uzyskać, by w razie kontroli skarbowej wykazać dochowanie należytej staranności. Warto także mieć świadomość, że korzystanie z usług nierejestrowanego przedsiębiorcy stwarza dodatkowe wyzwania związane z rozliczeniami podatkowymi. O ile dla samego usługodawcy, czyli osoby fizycznej, może to być stosunkowo proste – wypełni ona ewentualnie roczne zeznanie PIT, wykazując kwoty przychodów z umów cywilnoprawnych – o tyle firma korzystająca z jej usług ma obowiązek prawidłowo ująć te koszty we własnej ewidencji. Niezwykle ważne jest sprawdzenie, czy specyficzny rodzaj współpracy pozwala na zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodów oraz czy nie rodzi konieczności naliczenia dodatkowych zobowiązań podatkowych. W przypadku wątpliwości warto zwrócić się o pomoc do księgowych z biura rachunkowego Everte, którzy pomogą uniknąć nieprawidłowych interpretacji i niepotrzebnych sporów z organami skarbowymi.
Ochrona danych osobowych
W kontekście współpracy z nierejestrowanym przedsiębiorcą nie można również zapominać o kwestiach formalnych związanych z ochroną danych osobowych. Nawet jeśli druga strona nie posiada oficjalnie zarejestrowanej firmy, przetwarzanie jej danych, np. w systemach księgowych, wiąże się z obowiązkiem zachowania standardów wynikających z przepisów RODO. Ważne, by w umowie cywilnoprawnej jasno ująć zasady związane z przekazywaniem danych i zobowiązać zleceniobiorcę do zachowania poufności.
Korzyści płynące ze współpracy z profesjonalnym biurem rachunkowym w aspekcie działalności nierejestrowanej
Dobrze skonstruowana umowa chroni przed nieuczciwymi praktykami ze strony potencjalnego usługodawcy, np. przed nagłą zmianą statusu na zarejestrowaną działalność w momencie, gdy kwoty transakcji okażą się wyższe niż pierwotnie zakładano. Co istotne, biuro rachunkowe może pomóc w opracowaniu długofalowej strategii współpracy z nierejestrowanymi przedsiębiorcami, uwzględniającej różne modele rozliczeń oraz zmianę skali działalności po przekroczeniu limitu przychodów. Wiele osób zaczyna właśnie od nierejestrowanego świadczenia usług, a następnie, wraz ze wzrostem zainteresowania swoimi produktami czy umiejętnościami, przechodzi na tradycyjną formę działalności gospodarczej. W takich sytuacjach poinformowany księgowy może okazać się pomocny przy wyborze właściwej formy opodatkowania, wypełnieniu formalności rejestracyjnych czy doborze optymalnego modelu składek.
Fachowe biuro rachunkowe pełni w tym procesie rolę drogowskazu, dzięki któremu przedsiębiorca wie, jak rozliczyć wydatki i uniknąć przykrych niespodzianek podczas ewentualnej kontroli. Zarówno dla startującego „mikroprzedsiębiorcy bez rejestracji”, jak i dla działającej na rynku firmy, korzystanie z usług księgowego może okazać się najlepszym sposobem na optymalne i bezpieczne rozliczanie kontraktów.
