Duże przedsięwzięcia to zawsze dużo pracy w zakresie organizacyjnym i koncerty, targi i inne eventy nie są tutaj wyjątkiem. Jeżeli jednak dopilnujemy najważniejszych kwestii, całe wydarzenie odbędzie się miło, przyjemnie i bez żadnych negatywnych niespodzianek. Jak się za to wziąć? O czym pamiętać podczas organizacji dużego eventu? Jakie sprzęty lepiej jest wynająć, niż kupić i jak zadbać o ochronę?
1. Zaplanuj wszystko pod liczbę uczestników
2. Pamiętaj o wyborze odpowiednio dużej sceny, oświetlenia i innych sprzętów
3. Bezpieczeństwo przede wszystkim
Zaplanuj wszystko pod liczbę uczestników
Organizacja dużego wydarzenia, prelekcji, targów czy koncertu to nie lada wyzwanie. Przede wszystkim powinniśmy jasno określić, jak duża ilość osób może pojawić się na naszym evencie oraz czy będzie to stała pula, czy też ludzie będą się wymieniać – jedni odchodzić, a drudzy przychodzić. Od tego zależy między innymi dobór obiektu lub przestrzeni na świeżym powietrzu, ale także i rozmieszczenie ochrony oraz konieczność spełnienia wielu innych wymagań, jakie są stawiane przed organizatorem. Jeżeli planujemy mieć na terenie wydarzenia scenę i jej podobne elementy, musimy również przemyśleć miejsce na nie oraz odpowiednio je wydzielić i zabezpieczyć przed dostępem osób trzecich.
Pamiętaj o wyborze odpowiednio dużej sceny, oświetlenia i innych sprzętów
Obsługa imprez często wymaga wynajęcia sceny wraz z rusztowaniem, oświetlenia a także innych elementów, na przykład do wizualizacji czy dodatkowych efektów specjalnych. Jeżeli stajemy przed takim wyzwaniem powinniśmy w pierwszej kolejności ustalić, ile miejsca potrzeba osobom które będą na scenie występowały, a następnie dopasować ich oczekiwania do przestrzeni, którą możemy na scenę przeznaczyć. Jeżeli event jest jednorazowy zdecydowanie lepszą opcją będzie wynajęcie całego sprzętu, ponieważ zwyczajnie mniej nas to będzie kosztować. Więcej na ten temat znajdziesz na stronie eventserwis.com.
Bezpieczeństwo przede wszystkim
Duże wydarzenie to również duże ryzyko powstania sytuacji nie całkiem bezpiecznych. Dlatego kolejną bardzo istotną rzeczą jest zapewnienie eventowi odpowiedniej ochrony, a w przypadku wynajmowania budynku czy innego obiektu – także zadbanie o oznaczenie wyjść ewakuacyjnych i przedstawienie planu z symulacją co zrobimy w takiej sytuacji. Jeżeli nie jesteśmy pewni jak powinniśmy to zrobić, dobrym pomysłem może być wynajęcie ochrony lub skierowanie się po pomoc do zarządcy obiektu, na którym będziemy organizować event.